Консульская легализация — сложная многоступенчатая процедура легализации документов при внешнеэкономической деятельности. Документ, прошедший процедуру консульской легализации, действителен только для государства, консульская служба которого его легализовала.Применяется при документообороте с организациями, происходящими из стран, не являющимися участницами Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года об отмене требований легализации иностранных официальных документов.

Схема осуществления процедуры консульской легализации российских документов:

• Нотариальная контора на территории Российской Федерации заверяет копию документа и подлинность подписи переводчика, выполнившего перевод документа на иностранный язык
• Федеральная регистрационная служба Российской Федерации свидетельствует подлинность подписи и печати нотариуса.
• Юридический отдел Управления по контролю в сфере адвокатуры и нотариата Федеральной регистрационной службы Российской Федерации удостоверяет подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати.
• Консульский департамент МИД России подтверждает подлинность печати ФРС РФ и подписи должностного лица. За эту услугу взимается сбор в соответствии с тарифом, утверждаемым МИД России и Министерством финансов РФ.
• Консульство иностранного государства подтверждает на основании имеющихся у консула образцов подлинность подписи и печати уполномоченного сотрудника Консульского департамента МИД России. 

Легализация документов в Торгово-промышленной палате РФ.

Удостоверению подлежат следующие внешнеэкономические документы: счета, фитосанитарные, ветеринарные и гигиенические сертификаты, упаковочные листы, коносаменты, доверенности на право совершения действий за границей, учредительные документы (их нотариально заверенные копии).Документы, не включенные в вышеуказанный перечень, могут быть удостоверены только после консультации с ТПП РФ.При необходимости последующего заверения указанных документов в посольствах иностранных государств в Российской Федерации эти документы подлежат дополнительному удостоверению в ТПП РФ.Внешнеэкономические документы, представляемые для удостоверения, составляются на русском или иностранном языках в зависимости от страны назначения и предъявляемых к этим документам требований. Удостоверительные надписи делаются на русском или английском языках, а при наличии возможности и на других языках.

Апостиль или упрощенная легализация.

Специальный знак, проставляющийся на официальных документах некоммерческого характера. Апостиль не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными органами всех стран-участниц Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года.

Органы, проставляющие апостиль:

• Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России), а также его триториальныеорганы – проставляет апостили на официальные документы, подлежащие вывозу за границу,сходящие от федеральных органов государственной власти, физических и юридических лиц, нотариально удостоверенные в установленном порядке, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
• Министерство обороны Российской Федерации (Минобороны России) — проставляет апостили на документы о военной службе (работе) в Вооружённых Силах Российской Федерации, Вооружённых Силах Союза ССР и Объединённых Вооружённых Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации;
• Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор) — проставляет апостили на документы государственного образца об образовании, об учёных степенях и учёных званиях;
• Федеральное архивное агентство России (Росархив) — проставляет апостили на архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов, подготовленные федеральными государственными архивами;
• Органы ЗАГС субъектов РФ — проставляют апостили на официальные документы о государственной регистрации актов гражданского состояния. 

Госпошлина.

В соответствии с подпунктом 41 пункта 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ за проставление апостиля взимается государственная пошлина в размере 300 рублей за каждый документ. При этом органы государственной власти и органы местного самоуправления, обращающиеся за проставлением апостиля, от уплаты государственной пошлины освобождаются (подпункт 10 пункта 1 ст. 333.35 НК РФ). Также не уплачивают государственную пошлину за проставление апостиля иные категории лиц, имеющие льготы, предусмотренные налоговым законодательством.

Взаимное признание документов, или в каких случаях апостиль НЕ ТРЕБУЕТСЯ.

С рядом государств Россия (самостоятельно или как правопреемница СССР) заключила договоры о взаимном признании официальных документов. Это означает, что надлежащим образом оформленный на территории одной из сторон договора документ признаётся другим государством - стороной такого договора без каких-либо формальностей (нужен только заверенный перевод документа на государственный язык соответствующей страны). Россия имеет такого рода договоры со следующими государствами:все страны СНГ (Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Киргизия, Молдавия, Туркменистан, Таджикистан, Узбекистан, Украина), Албания, Алжир, Болгария, Босния и Герцеговина, Венгрия, Вьетнам, Греция, Ирак, Испания, Йемен, Кипр, КНДР, Куба, Латвия, Литва, Македония, Монголия, Польша, Румыния, Сербия, Словакия, Словения, Тунис, Финляндия, Хорватия, Черногория, Чехия, Эстония.